公证档案管理办法修订 推进公证电子档案信息化建设

2025 年 6 月 4 日从司法部获悉，司法部、国家档案局印发新修订的《公证档案管理办法》，该办法进一步推进了公证电子档案信息化建设等工作。以下是关于此次修订及推进信息化建设的相关介绍： 修订背景现行《公证档案管理办法》制定于 1988 年，随着公证行业发展及档案管理形势变化，已不能适应需求。2020 年修订的档案法、2024 年实施的档案法实施条例，对专业档案管理提出明确要求，因此有必要修订该办法。 修订内容中关于信息化建设部分明确信息化建设要求：司法行政机关、公证协会和公证机构应当依法加强公证电子档案信息化建设，积极推进公证电子档案管理信息系统的建设。规范电子文书归档等工作：公证机构应按国家有关电子档案要求，做好公证电子文书材料的归档、保管、利用、移交等工作，确保来源可靠、程序规范、要素合规。确定电子档案效力：通过在线办理形成的符合要求的公证电子文书材料可电子形式归档，公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力，公证机构提供的公证电子档案打印输出纸质件，加盖档案证明专用章后也具有相应效力。鼓励传统档案数字化：鼓励和支持公证机构按国家档案主管部门规定对传统载体档案数字化。 其他修订要点对信息化建设的影响完善管理部门职责：明确国务院司法行政机关负责制定全国统一的公证档案工作制度，并与国家档案主管部门对全国公证档案工作进行监督、指导和检查等。各部门职责的明确有助于为公证电子档案信息化建设提供更有序的管理和指导保障。优化保管期限等：大幅缩短公证档案保管期限，将永久、60 年和 20 年的保管期限，相应调整为永久、30 年和 10 年。这在一定程度上也可能影响公证电子档案的存储管理策略等，比如对于到期电子档案的处理等方面。规范档案利用规则：建立公证档案利用制度，明确不同人员利用档案的情形及手续等。在电子档案信息化建设背景下，规范电子档案的查阅、复制、摘录等利用流程和权限，保障电子档案信息安全和合理利用。 意义和作用提升服务效能：让静态的公证档案数据转化为服务动能，例如通过信息化手段实现更便捷的档案查询、利用等，更好地促进减证便民，满足群众和社会对公证服务的需求。适应时代发展：随着信息技术发展，推进公证电子档案信息化建设是公证行业适应数字化时代的必然要求，有助于提高公证工作效率和管理水平，实现档案的永久保存和安全保管，也便于资源的联通共享。规范档案管理：从整体上完善公证档案管理制度，包括电子档案的归档、保管、利用等各环节，使公证档案管理更加规范、科学，保障公证档案的真实性、完整性和安全性。该办法自 2025 年 6 月 20 日起施行。